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Agiles Projektmanagement im B2B – Fluch oder Segen?

Lead-Generierung durch B2B Social-Media

Für die meisten Unternehmen und Agenturen gehört Projektmanagement zu den grundlegenden Prozessen. Die Frage, welches Modell am zielführendsten ist, wird meistens unterschiedlich beantwortet. Im Gegensatz zu vielen Agenturen, setzen Unternehmen aus der B2B Branche meistens auf klassisches Projektmanagement. In unserem heutigen Beitrag klären wir, warum sich agile Ansätze auch in der B2B Branche lohnen.

Mit dem Wandel zu einer Dienstleistungsgesellschaft hat sich auch der Anspruch an Projekte geändert. Ziel ist es immer, in der geforderten Qualität, geplanten Zeit und mit optimalem Einsatz von Personal- und Budgetressourcen ein Projekt effizient abzuschließen. Dass die Erfolgsrate agiler Projekte deutlich höher ist, als die mit traditionellen Ansätzen, hat  auch die Gesellschaft für Deutsches Projektmanagement in einer Studie bestätigt. Vor allem im B2B-Online-Marketing verschieben sich des Öfteren Pläne, Anforderungen oder Fristen. Trotzdem muss das Projektteam flexibel auf Veränderungen beispielsweise hinsichtlich Umfang, Zeit oder Kosten reagieren können. Deshalb werden kleinere Projektschritte – sogenannte Sprints – durchgeführt. Durch die entsprechende Anpassung des Prozesses an Zwischenresultate, Projektbedingungen oder veränderte Wünsche und Kundenanforderungen, entsteht eine neue Dynamik.

Der Projektablauf in einer B2B-Online-Marketing Agentur

Ein Beispiel aus der Praxis: Ein B2B Unternehmen beauftragt bei einer Online-Marketing-Agentur ein größeres Projekt, wie beispielsweise einen Website-Relaunch. Ein solches Projekt besteht immer aus Meilensteinen, die sich über einen längeren Zeitraum erstrecken. Über die Dauer des gesamten Prozesses ergeben sich in der Regel immer Änderungen. Egal ob es veränderte Kundenanforderungen oder neue technische Entwicklungen sind: Die Themen werden immer vielfältiger und komplexer. Deshalb haben die meisten Mitarbeiter eher ein spezialisiertes  und tiefgehendes Fachwissen als eine übergreifende Fachkompetenz.

Agenturen greifen aus diesem Grund auch auf Fachteams oder Units zurück, die auf ihren Bereich spezialisiert sind. Grenzen zwischen den Abteilungen werden aufgebrochen und damit die steigende Komplexität im B2B-Bereich gemeinsam angegangen. So setzt sich das Team für einen Website-Relaunch aus unterschiedlichen Fachbereichen wie beispielsweise Development, Design oder Text zusammen. Die Aufgaben des Projektmanagers sind entsprechend vielseitig. Er muss nicht nur den Überblick über das gesamte Projekt behalten und die Aufgaben entsprechend koordinieren und verteilen, sondern auch Qualitätskontrollen durchführen. Er steht dem Kunden außerdem als beratender Ansprechpartner zur Seite und behält das Controlling im Auge.

 

Projektsoftware und wöchentliche Meetings als Steuerungstools

Agiles Projektmanagement legt großen Wert auf einen partizipativen Führungsstil. Das Team organisiert sich selbst und führt das Projekt durch eigenständige Arbeitsweise erfolgreich zu Ende. Um den Überblick zu behalten lohnt sich eine ganzheitliche Projektsoftware, die vom gesamten Projektteam genutzt wird. Sie gewährleistet, dass beim Projektmanager alle Fäden zusammenlaufen und Team und Prozesse gesteuert werden.

Dadurch reduzieren sich nicht nur E-Mail-Verkehr und Telefonate auf ein Minimum. Wichtige Projektschritte oder Abmachungen werden schriftlich festgehalten: Alle Aufgaben, Themen und Notizen sammelt man web-/cloudbasiert im Projekttool. So ist für den Kunden und für alle Beteiligten auch noch nach Monaten jeder Projektschritt nachvollziehbar und wenn nötig belegbar.
Wöchentliche Meetings helfen zusätzlich dabei, das Team zu steuern und Projektschritte effektiv zu managen. Der persönliche Austausch aller Projektbeteiligten sorgt für besseren Informationsfluss und engere Zusammenarbeit.

Vorteile des agilen Projektmanagements:

Unbestritten hat auch das agile Projektmanagement Schwachstellen. Dadurch, dass der Kunde stark involviert ist, kann die Agilität das Projekt auch ein Stück weit gefährden. Das betrifft beispielsweise veränderte Entscheidungen des Kunden oder des Unternehmens (z. B. hinsichtlich der Unternehmensausrichtung). Diese Veränderungen bringen Konzepte und Vereinbarungen durcheinander. Die Folge sind Arbeitsschritte, die wiederholt werden müssen, nicht eingeplante Korrekturschleifen und Mehraufwände, die letztlich zu verzögerten Projektzielen führen.

Nachteile des agilen Projektmanagements:

Fazit:
Agiles Projektmanagement bietet gerade für Großprojekte in der B2B Branche zahlreiche Vorteile und ermöglicht flexibleres Arbeiten in allen Bereichen und Projektphasen. Der agile Ansatz punktet außerdem mit verlässlicherer Planung und dem schnelleren Bearbeiten von Aufgaben. Wer größere Projekte, wie den Relaunch der Unternehmensseite, umsetzen will, für den lohnt es sich, alte Prozesse aufzubrechen. Auch wenn ein paar Nachteile in Kauf genommen werden müssen.

 

Verwendete Quellen:

https://www.estrategy-magazin.de/das-agile-projekt-was-heisst-das-fuer-kunden.html

https://www.gpm-ipma.de/fileadmin/user_upload/Know-How/studien/Studie_Agiles-PM_web.pdf

https://www.computerwoche.de/a/was-sie-ueber-agile-methoden-wissen-muessen,3544057

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